Văn phòng cấp ủy là bộ phận không chỉ thực hiện các công việc giấy tờ, hành chính phục vụ cấp ủy mà còn có nhiều chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, vừa giúp việc, tham mưu, vừa đôn đốc, kiểm tra, là “đầu mối” của công việc, được người đứng đầu cấp ủy ủy quyền “thừa lệnh” trong triển khai, giải quyết nhiều nội dung, công việc quan trọng… Văn phòng cấp ủy hoạt động theo các quy định của Đảng, quy chế của cấp ủy và phải đúng quy định của pháp luật.

     Về chức năng, văn phòng cấp ủy là cơ quan tham mưu, giúp việc của cấp ủy, mà trực tiếp, thường xuyên là ban thường vụ và thường trực cấp ủy trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động các cơ quan tham mưu, giúp việc cấp ủy; là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy. Điều này phản ánh rõ tính chất “đầu mối” của văn phòng trong cơ quan. Bên cạnh đó, văn phòng cấp ủy còn trực tiếp quản lý tài sản, tài chính của cấp ủy (được cấp hoặc được giao quản lý hoặc thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh…); đồng thời bảo đảm cơ sở vật chất cho các hoạt động của cấp ủy, ban thường vụ, thường trực cấp ủy và các cơ quan tham mưu, giúp việc của cấp ủy.

     Về nhiệm vụ, văn phòng cấp ủy có một số nhiệm vụ chính:

Thứ nhất, tham mưu, đề xuất các chương trình công tác toàn khóa, hàng quý, hàng năm, hàng tháng… của cấp ủy, ban thường vụ, thường trực cấp ủy. Thực hiện các sơ kết, tổng kết công tác của văn phòng cấp ủy.

Thứ hai, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát. Đó là hướng dẫn, phối hợp hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn phòng cấp ủy, công tác tài chính cho cấp ủy cơ sở và các cơ quan tham mưu, giúp việc của cấp ủy. Kiểm tra, giám sát việc thu, nộp và sử dụng đảng phí của các tổ chức đảng trực thuộc. Theo dõi, đôn đốc các tổ chức đảng, các cấp ủy trực thuộc thực hiện chế độ thông tin, báo cáo...

Thứ ba, thẩm định, thẩm tra văn bản của các cơ quan tham mưu, giúp việc cấp ủy trước khi trình ban thường vụ, thường trực cấp ủy, nhất là về yêu cầu, phạm vi, quy trình, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản. Chủ trì phối hợp với các cơ quan tham mưu, giúp việc cấp ủy có liên quan thẩm định nội dung văn bản khi được thường trực, ban thường vụ cấp ủy giao trước khi trình ban chấp hành, ban thường vụ cấp ủy.

Thứ tư, phối hợp với các cơ quan, tổ chức liên quan trong việc thực hiện sơ kết, tổng kết về công tác của cấp ủy; xây dựng, tổ chức thực hiện, sơ kết, tổng kết và sửa đổi, bổ sung quy chế làm việc; xây dựng, theo dõi việc thực hiện chủ trương, chế độ, nguyên tắc quản lý tài chính, tài sản của cấp ủy; phối hợp các cơ quan, tổ chức tham mưu giúp ban thường vụ, thường trực cấp ủy chỉ đạo, kiểm tra, giám sát, sơ kết, tổng kết việc thực hiện văn bản, chỉ đạo của cấp ủy cấp trên và của cấp ủy về công tác xây dựng Đảng và các công tác khác theo phạm vi, thẩm quyền.

Thứ năm, thực hiện một số nhiệm vụ do ban thường vụ, thường trực cấp ủy giao, như làm đầu mối giúp thường trực cấp ủy xử lý công việc hằng ngày; tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp của ban chấp hành, ban thường vụ, thường trực cấp ủy; tổ chức các lớp học, tập huấn; phối hợp phục vụ các hội nghị, cuộc họp của các cơ quan tham mưu; tham gia tổ chức phục vụ đại hội đại biểu đảng bộ; tổ chức công tác thông tin; theo dõi, đôn đốc các cấp ủy cơ sở và các cơ quan tham mưu của cấp ủy thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất; giúp cấp ủy thực hiện công tác tiếp dân, đối nội, đối ngoại, thi đua khen thưởng của cơ quan; tiếp nhận đơn, thư của cán bộ, đảng viên và nhân dân gửi đến cấp ủy theo chức năng và thẩm quyền; tiếp nhận, phát hành và quản lý các tài liệu, văn bản đến và đi; quản lý tài liệu lưu trữ; quản lý in sao, phát hành các loại văn bản theo quy định; quản lý con dấu; tổ chức triển khai, ứng dụng và quản lý công nghệ thông tin trong cơ quan; quản lý tài sản, tài chính; bảo đảm điều kiện vật chất, kinh phí phục vụ hoạt động của cấp ủy, ban thường vụ, thường trực cấp ủy và các cơ quan tham mưu, giúp việc cấp ủy theo phân công, phân cấp; theo dõi, chỉ đạo các tổ chức cơ sở đảng trực thuộc được giao…

     Như vậy, văn phòng là bộ máy tham mưu, điều hành tổng hợp, đầu mối điều phối hoạt động của cấp ủy, là trung tâm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo cấp ủy, đồng thời là nơi bảo đảm mọi lĩnh vực phục vụ quản trị, hậu cần nhằm đáp ứng yêu cầu công tác của cấp ủy và các cơ quan tham mưu của cấp ủy.

     Trong bối cảnh hiện nay, công tác văn phòng cấp ủy phải gắn chặt với việc ứng dụng khoa học công nghệ trong quản lý, tham mưu, hướng dẫn…; gần như trong các cơ quan của cấp ủy thì văn phòng phải là nơi sử dụng sớm nhất, tích cực và hiệu quả nhất các tiến bộ của công nghệ trong thực hiện nhiệm vụ. Chẳng hạn, việc tổ chức các hội nghị trực tuyến trong bối cảnh dịch Covid-19 còn diễn biến phức tạp thì không ai ngoài văn phòng phải đảm nhiệm, đồng thời gắn với việc tiếp nhận thông tin, báo cáo hoặc truyền đạt ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo… thông qua các ứng dụng, phần mềm… Kể cả việc gửi văn bản, thư mời… hay lưu trữ tài liệu cũng phải được thực hiện trên nền tảng công nghệ. Đặc biệt, hiện nay, văn phòng cấp ủy nhiều nơi đã tổ chức thực hiện trong cơ quan việc quản lý công việc (giao việc, kiểm soát việc, nhắc việc, đánh giá kết quả…) thông qua các ứng dụng, nền tảng công nghệ, vừa bảo đảm không sót việc, đúng tiến độ và có căn cứ phù hợp để đánh giá mức độ hoàn thành của các cán bộ công chức, các bộ phận.

     Ngoài ra, văn phòng cấp ủy phải là một trong những bộ phận nhanh nhất, nhạy nhất trong việc nắm bắt tình hình tâm trạng, tư tưởng, dư luận… của cán bộ, đảng viên và người dân trong phạm vi quản lý, nhất là thông qua mạng xã hội.

     Tết Nguyên đán năm 1950, khi Chủ tịch Hồ Chí Minh đến thăm Văn phòng Trung ương Đảng tại chiến khu Việt Bắc, Người đã dạy: “Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng..., cho nên phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ được giao”. Trong bối cảnh hiện nay, điều đó luôn đúng và trên thực tế, văn phòng cấp ủy lại càng phải phát huy yếu tố “tầm quan trọng đặc biệt” đó!